Encargos trabalhistas da CLT em 2025: quanto custa, de fato, contratar um colaborador?

Se você é empresário e está avaliando a contratação de um colaborador, entender exatamente quanto essa decisão representa no seu orçamento vai muito além do salário bruto. Um dos principais encargos trabalhistas da CLT que compõem o custo total da folha é o INSS patronal, contribuição obrigatória paga pela empresa à Previdência Social e que muitas vezes passa despercebida na estimativa inicial. Conhecer como essa cobrança funciona é fundamental para fazer um planejamento financeiro mais preciso, calcular o custo real da contratação e evitar surpresas no fluxo de caixa.

INSS patronal é o nome dado à contribuição que a empresa faz diretamente à Previdência Social para financiar benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade. Ela é diferente da contribuição que aparece descontada no contracheque do trabalhador: quem arca integralmente com o INSS patronal é a empresa.

De forma geral, a alíquota corresponde a 20% sobre a folha de pagamento, acrescida, quando aplicável, do Risco Ambiental do Trabalho (RAT), de 1% a 3%, e do Fator Acidentário de Prevenção (FAP), que ajusta o percentual conforme o histórico de segurança. Além disso, incidem as contribuições de terceiros, o "Sistema S" (Sesi, Senai, Senac, Sesc, Senat, Sebrae), Salário-Educação, INCRA, Senar, entre outros, que podem somar até 5,8% da folha, dependendo do CNAE e do código FPAS da empresa; esses valores são arrecadados junto com o INSS, mas repassados às respectivas entidades.

A forma como essa contribuição é apurada e paga muda de acordo com o enquadramento tributário da empresa. Para facilitar o entendimento, veja um resumo com as regras que valem em 2025:

Se sua empresa está no Simples Nacional, vale prestar atenção: nos Anexos I, II, III e V, a contribuição patronal já vem embutida no DAS, a guia mensal de tributos unificados. Porém, para empresas do Anexo IV, esse valor deve ser recolhido em guia separada. O MEI com funcionário segue regra simplificada: paga 3% sobre o salário do colaborador, além do FGTS, tudo em uma única guia.

Os setores que antes se beneficiavam da desoneração da folha, tecnologia, construção civil e transporte, passam por uma fase de transição. A nova legislação determina que, em 2025, essas empresas pagarão 25% sobre a folha, além de parte da CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta). Essa carga vai diminuindo gradualmente até voltar aos 20% tradicionais em 2028.

Outro encargo relevante é o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) que obriga a empresa a depositar, mensalmente, 8% do salário de cada empregado, 2% no caso de aprendizes. Se houver dispensa sem justa causa, soma-se a esse valor a multa rescisória de 40% sobre o saldo da conta vinculada, custo que precisa constar no planejamento financeiro.

O pagamento dos encargos são feitos por meio da DCTFWeb, que utiliza as informações declaradas no eSocial para gerar automaticamente a guia (DARF) com vencimento até o dia 20 do mês seguinte. Se a empresa atrasar ou recolher valor menor que o devido, podem ser aplicadas multas diárias e juros calculados pela Selic, além do risco de autuações em fiscalizações.

Outro ponto importante diz respeito à base de cálculo. Entram nessa conta todas as verbas de natureza salarial pagas com regularidade, salário, adicionais, horas extras, comissões, gratificações. Já os pagamentos de natureza indenizatória, como aviso prévio indenizado ou férias não gozadas pagas na rescisão, geralmente ficam fora, embora haja exceções em discussão.

Por isso, manter o controle correto das informações, classificar as verbas da folha de forma adequada e acompanhar as atualizações legais são cuidados essenciais para evitar problemas com o fisco. Os encargos trabalhistas da CLT, embora não sejam percebidos diretamente pelo colaborador, representam uma parcela significativa do custo de pessoal e devem ser tratados com máxima atenção.